Kuva: Alexas Fotos

Teksti: Anu Kilpeläinen

Tulevaisuuden työmarkkinat -koordinaatiohankkeen tilaama raportti Kohtaannon tiedolla johtamisen tilannekuva on valmistunut. Raportin tulokset voivat kiinnostaa erityisesti kohtaannon parissa työskenteleviä toimijoita. Aineistoksi kerättiin vajaan kahdensadan kohtaannon keskeisen toimijan näkemyksiä. Valtakunnallisella kyselyllä kartoitettiin erityisesti johtamiseen liittyviä kohtaantotiedon luomisen, löytämisen ja hyödyntämisen haasteita.

Työmarkkinoiden kohtaanto-ongelmalla viitataan siihen, että esiintyy yhtä aikaa sekä työttömyyttä että työvoimapulaa. Työn kysyntä ja tarjonta eivät silloin kohtaa. Aiheesta on alettu kaivata entistä enemmän tietoa, jotta uusia hyviä käytäntöjä ja ratkaisuja voitaisiin kehittää ja johtaa tietoperustaisesti.

Eri alojen ja eri alueiden kohtaanto-ongelmilla ei ole yhtä yhteistä syytä. Ongelmia syntyy esimerkiksi työmarkkinoiden muutosten mukana. Yhtenä yksittäisenä piirteenä raportissa mainitaan esimerkiksi koulutuksen hakujärjestelmät, jotka ohjaavat kyselyn vastaajan mukaan koulutuksiin ihmisiä, joita ei kuitenkaan kiinnosta ala riittävästi.

Mitä on kohtaantotieto?

Kohtaantotiedolla tarkoitetaan raportin mukaan ”tietoa tekijöistä ja ilmiöistä, jotka vaikuttavat kohtaannon toteutumiseen”. Kohtaantotiedon koetaan olevan hajallaan, mutta siinä nähdään tiettyjä kokonaisuuksia. On yhtäältä alueellisia ennakointiverkostoja ja toisaalta kahden ministeriön hallinnonalojen kokonaisuudet, työ- ja elinkeinoministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön. Kohtaantoon liittyvät teemat jaetaan raportissa kolmeen osa-alueeseen: työnvälitys, osaamis- ja työvoimatarpeiden ennakointi ja edistäminen sekä veto- ja pitovoimatekijöiden edistäminen.

Kohtaantotietoa saadaan muun muassa tilastoista ja tietokannoista. Tärkeitä tietolähteitä ovat

• • • Työllisyyskatsaus
    • Työvoimabarometri
    • Aluetalouskatsaukset
    • Osaamistarvekompassi
    • ELY-keskusten raportit
    • Osaamisen ennakointifoorumin raportit

Kyselyssä pyydettiin arvioimaan tietolähteitä muun muassa kysymyksellä, millä tietolähteillä on alueellisessa kohtaantotiedolla johtamisessa suurin merkitys. Merkittävimpinä pidettiin TE-hallinnon tuottamia lähteitä, mutta oman organisaation asiantuntijoiden hiljaista tietoa ja ymmärrystä pidettiin lähes yhtä suuressa arvossa. Kolmanneksi suurin merkitys oli Tilastokeskuksen tilastoilla ja alueen elinkeinoelämän edustajien tuottamalla tiedolla. Niitä pidettiin selvästi merkittävämpinä kuin esimerkiksi yliopistojen ja tutkimuslaitosten tuottamaa tietoa. Yksityisellä tietotuotannolla ja -palveluilla koettiin olevan vähäisin merkitys, mutta niitäkin piti erinomaisen tärkeinä neljännes vastaajista.

Vastaajat nimesivät heille tärkeiksi toimijoiksi muiden muassa Työelämäfoorumit, kauppakamarit, työryhmät, maakunnalliset ennakointifoorumit ja verkostot sekä keskustelut asiantuntijoiden kanssa. Raportissa korostetaan erityisesti hiljaisen tiedon olemassaoloa ja yksilöiden hankkimaa asiantuntemusta. Ennakointitiedon keruuseen toivotaan kuitenkin enemmän systemaattisuutta.

Aineistosta nostetaan raportissa esille myös vastaus, jossa viitataan kriittisesti kohtaantotiedon uuteen, korostuneeseen rooliin ja erityisesti kohtaantotiedon irrottamiseen erilleen laajemmista kokonaisuuksista, kuten politiikasta ja työmarkkinoista.

Kohtaantotietoa voidaan hyödyntää johtamisessa

Kohtaantotiedolla johtaminen tarkoittaa sitä, miten ”tietoa jalostetaan ja hyödynnetään johtamisessa”. Se on erilaisia tiedon hyödyntämisen, toimenpiteiden suunnittelun ja toimeenpanon tapoja.

Hyödyllisiin kohtaantotiedolla johtamisen tapoihin tunnistetaan kuuluviksi esimerkiksi

• • • työpaikkojen välinen yhteydenpito
    • kokeilukulttuuri
    • alueelliset ja paikalliset toimintasuunnitelmat
    • alueellisen osaamisvarannon selvittäminen tekoälyn avulla
    • verkostotapaamiset
    • työelämäfoorumien kautta saatava täsmätieto
    • benchmarkkaus eli oppimista edistävä vertailu itseä parempiin toimijoihin
    • ennakointitiedon tarkentaminen sidosryhmäkeskusteluihin

Jos nostetaan esiin muutamia kiinnostavia tuloksia, esimerkiksi tiedolla johtamisen organisointia pidetään kyselyssä tyypillisesti melko haasteellisena. Tämän kysymyksen osa-alueita ovat yhteiseen tulkintaan käytettävissä oleva aika, tiedon käyttömahdollisuuksien viestintä ja toimenpiteiden tekeminen yhdessä kohtaantotiedon pohjalta. Näiden tilanteen kokee olevan erinomainen alle kymmenen prosenttia vastaajista.

Kohtaantotiedolla johtamisen arviointiin liittyvässä kysymyksessä kolmannes on sitä mieltä, että sitä ei aina arvioida riittävästi. Tiedon hankintaan ei myöskään panosteta erityisiä resursseja. Työaikaa käytetään kuitenkin kohtaantotietoon jonkin verran, ja aiheeseen liittyvää osaamista kehitetään kaikissa verkostoissa.

Tulosten mukaan kohtaantotietoa käytetään kohtaantoasiantuntijoiden organisaatioissa jo ”verrattain paljon”. Eniten sitä käytetään palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä sekä lyhyemmän aikavälin tavoitteiden laatimisessa. Verkostoissa käytetään kohtaantotietoa niin ikään melko paljon. Verkostoja ja organisaatioita koskevat tulokset muistuttavat toisiaan siinä, että kohtaantotietoa hyödynnetään vastaajien mukaan eniten palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä ja vähiten resurssien kohdentamisessa.

59 prosenttia on sitä mieltä, että heidän organisaationsa hyödyntää toiminnassaan laadullista asiantuntija- ja kokemustietoa ja hiljaista tietoa, ja heistä 21 prosenttia vastaa niiden olevan merkittävässä roolissa. Yli puolet ajattelee ylipäänsä, että heidän ryhmänsä toiminta perustuu tietoon. 15 prosenttia kokee, että ei perustu. Noin kolmannes kokee kohtaantotiedolla johtamisen olevan hajanaista tai kaoottista, ja noin kolmannes päinvastoin. Suunnilleen sama määrä arvelee kohtaantotiedon raportoinnin kehittyneen. 34 prosenttia raportoi, että kohtaantoa ei ole vielä päästy mittaamaan mittareilla omassa organisaatiossa.

Tiedolla johtamisen kehittämisen keinoja

Vastausten analyysissa etsittiin teemoja, joihin panostamalla kohtaantotiedolla johtaminen voisi kehittyä. Sellaisiksi nimetään hiljaisen (asiantuntija)tiedon merkityksen tunnistaminen, lähitulevaisuuden ennakointi, tiedon luomisen ja siirron alueellinen tulkinta ja konkreettisena ehdotuksena kohtaantotiedolla johtamisen teemapäivät.

Tiedon saattaminen aluetta kuvaavaan muotoon nähdään vaikeana. Muina haasteina tiedolla johtamisen kehittämiselle nähdään esimerkiksi organisaatiomuutokset ja tietojärjestelmien uudistukset, tietoturva, tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuus, työelämän suuret muutokset, alueiden keskinäinen erilaisuus ja datan luotettavuus.

Tiedolla johtaminen toivotaan nähtävän ”osana muutakin organisaation tai verkoston johtamista”. Tiedon toivotaan kulkevan rajapinnoilta organisaatioiden omille alustoille.

Yleisemminkin prosesseja ja vetovastuita toivotaan selkeytettävän. Työnjakoon toivotaan lisää selkeyttä esimerkiksi ”siinä, kuka tuottaa kaikille numerot”. Vastauksissa ideoidaan myös kullekin alueelle päävastuussa olevaa toimijaa, joka tuottaisi kohtaannosta tilannekuvaa.

Teemapäivien lisäksi vastauksissa esitetään idea portaalista, ”jossa olisi koottuna eri tietolähteitä ja esimerkiksi raporttipohja, johon voisi poimia eri lähteistä esimerkiksi tekoälyn suodattamaa aineistoa”.

Kaikki eivät näe valtakunnallisia tiedolla johtamisen palveluita aiheellisina. ”Keskittykää tiedon tuottamiseen, tiedon jakamisen ekosysteemin sääntöjen laatimiseen, metatietoihin ja rajapintojen kehittämiseen sekä tietojen hyödyntämisen edistämiseen”, toivoo muuan vastaaja.

Kohtaantotiedon luominen ja siirto

Raportin mukaan kyselyn tuloksissa korostuu olemassa olevan tiedon koordinoinnin ja yhteistyön tarve. Lisäksi käy ilmi, että luotettavaa kohtaantotietoa ei ole riittävästi saatavilla. Kohtaannon erityisasiantuntijaksi tunnistautuva vastaaja nimeää koko kohtaanto-ongelman merkittävimmäksi juurisyyksi datan laadun ja luotettavuuden.

Yhtenä kehittämisehdotuksena raporttiin on nostettu toive, että kohtaantotieto linkittyisi paremmin alueen (tuleviin) ennakointimalleihin ja käytäntöön.

Raportin analyysissa suositellaan kerättäväksi asiantuntijoiden keskustelusta syntyvää tietoa nykyistä systemaattisemmin. Joitakin vastaajien esittämiä toiveita on valittu mukaan raporttiin. Tietolähteitä toivotaan koottavan yhteen. Käsitteitä, menetelmiä ja luokituksia toivotaan yhtenäistettävän. Tietoa toivotaan vaihdettavan avoimesti ja viestintää lisättävän. Tilastointiin kaivataan muuttujien ja luokittelujen hiomista ja tiedon käsittelyyn ja toimenpiteiden suunnitteluun lisää systemaattisuutta. Lisäksi tiedon toivotaan olevan enemmän tulevaisuutta ennakoivaa.

Tietoa kaivataan erityisesti kohtaannon alueellisesta tilanteesta, alan ja alueen veto- ja pitovoimatekijöistä sekä ammatti- ja työvoimatarpeista. Myös yleisistä trendeistä, toimiala- ja ammattikohtaisista tilanteista, kansainvälisyydestä ja maahanmuutosta tarvittaisiin lisää tutkittua tietoa. Näin ollen tekemistä olisi hiljaisen tiedon tunnustamisen ohella tilasto- ja rekisteritiedon luomisessa, riittävän tiheässä päivittämisessä ja analysoinnissa.

Kohtaantotiedon kohde on jatkuvassa muutoksessa

Kohtaantotiedon siirron yhtenä haasteena pidetään raportin mukaan sitä, että useiden tiedolla johtamisen verkostojen merkitys on vähentynyt toimintaympäristön muutosten seurauksena. Tieto ei liiku riittävästi eri foorumien välillä. ”Vastauksissa kuvastuu tulevien muutosten, kuten työllisyysalueiden käynnistymisen odottaminen.”

Kuitenkin vastauksissa arvioidaan, että tiedon liikkuvuus organisaatioiden välillä on kohtalaisen sujuvaa, tiedolla johtamisella on kohtalaisen yhteiset tavoitteet alueellisesti ja eri organisaatioiden roolit on kohtalaisen selkeästi määritelty.

Yhteenvetona voisi todeta, että eri toimijoilla on valmiuksia, kuten asiantuntijatietoa, mutta luotettavan kohtaantotiedon luominen, siirto ja analysointi on yhä haasteellista. Näin lienee erityisesti siksi, että tietämisen kohteena oleva toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti.

Kohtaannon tiedolla johtamisen tilannekuva -raportin (linkistä avautuu pdf) aineisto hankittiin vuosina 2023–24 valtakunnallisella kyselytutkimuksella. Nykytilannetta ja kehittämismahdollisuuksia kartoittavaan kyselyyn vastasi muun muassa kohtaannon tiedolla johtamisesta vastaavia johtajia, tutkijoita ja analyytikkoja sekä kohtaantoon liittyvien hankkeiden projektipäällikköjä. Vastaajia oli yhteensä vajaat 200. Lähes puolet vastanneista organisaatioista ja neljännes vastaajista tuli koulutussektorilta. Verkkokyselyn lisäksi tutkimukseen sisältyi KEHA-keskuksen (Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten ja työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus) ja Jotpan (Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen) edustajien haastatteluja. Kyselytutkimuksen toteutti Owal Group Oy. Valtakunnallista Tulevaisuuden työmarkkinat -koordinaatiohanketta rahoitti ESR.