Kirjoittaja: Jarkko Kantola, työelämäagentti, Novida – ammattiopisto ja lukio, V-S Ennakointiakatemia -hankkeen projektiryhmä.

Kuva: Jarkko Kantola, Stena Recycling Oy:n etäyritysvierailu (Marko Silván).

Moni yritystapaaminen peruuntui tai muuttui näyttöruudun välityksellä tapahtuvaksi etäkokoukseksi maaliskuun puolenvälin jälkeen, kun monissa yrityksissä otettiin käyttöön uudet käytänteet asiakastapaamisten osalta vallitsevan pandemian vuoksi. Tuntui kuin olisi saanut karttakepistä sormille, kun jo sovitut yritystapaamiset yllättäen peruuntuivat ja monien yhteydenottoyritysten jälkeen uudeksi ajankohdaksi määräytyi vaihtoehto ”hamassa tulevaisuudessa”. Eihän tätä osannut odottaa tai ennakoida. Ei mutta, oltiinhan me ennakoitu ja sillä oli nimikin – digiloikka! Tässä pieni kurkistus työelämäagentin digiloikkaan ja arjen muutoksiin.

Digiloikka yhdessä yössä

Hyvin pian tuli selväksi, että kaikki osaaminen mitä oli tullut hankittua digiloikkaa silmällä pitäen, tarvittiin nyt käyttöön. Työelämäagenttina kontaktointi yrityksiin tapahtui jo pitkälti puhelimen ja tietokoneen avulla. Ainoa minkä piti kokea sen kaikkein suurimman mullistuksen, oli itse tapaaminen, jota ei voinut enää toteuttaa kaikkien organisaatioiden kanssa kasvotusten. Tähänkin ongelmaan oli jo ratkaisu olemassa ja itse asiassa aika montakin vaihtoehtoa. Ohjelmistojätit, kuten Google ja Microsoft, olivat tuoneet markkinoille heidän suosittujen toimistotyökalujen rinnalle yhteyden pitoon valmiita sovelluksia. Monien huulilta alkoi kuulua sellaisten sovellusten nimiä kuin Skype for Business, Teams, Zoom ja Meet. Työkaluksi valikoitui Microsoftin Teams, koska se oli niin oppilaitoksemme kuin monen yrityksen tukema ja käyttämä sovellus. Ja näin työelämäagentti toteutti digiloikan.

Perinteinen yritystapaaminen muodostui paperisista esitteistä kansiossa kynän kera. Tämä ei enää riittänyt. Ensitöikseni materiaali piti saada digitaalisen muotoon ja tietysti hyvään sellaiseen. Kynistä ja perinteisistä käyntikorteista täytyi luopua. Tähän kohtaan olisi tarjolla businessidea jollekin virtuaalisten markkinointituotteiden osalta. Lisäksi etätapaamiseen verkossa piti rakentaa erilliset oppaat ja ohjeet, miten liitytään kokoukseen ja miten kokousohjelmaa käytetään. Kiitos organisaationi aikaisempien työtehtävien, olin jo varustanut oman työpisteeni kahdella näytöllä ja erillisellä web-kameralla etäkokouksia varten. Lisäksi käytössäni oli erillinen mikrofoni ja kaiutin pari sekä varalle oli tarjolla vielä mikrofonikuulokkeet eli niin kutsuttu headset. Laitteistoni oli osin jo hyvinkin iäkästä ja tyydytin uteliaisuuden nälkääni vierailemalla paikallisen kodinkoneliikkeen tietokoneosastolla ja hämmästys oli suuri. Pöydät ja hyllyt ammottivat tyhjyyttä ja syyksi paljastui osastopäällikön kanssa juteltuani äkillinen etäopiskelulaitteiden tarve. Kannettavat tietokoneet olivat vain kalleimpia malleja lukuun ottamatta loppuunmyytyjä liikkeestä ja web-kamerat olivat ilmeisesti koko maasta myyty loppuun maaliskuun 2020 aikana.

Onnistuneen etätapaamisen askeleet

Verkostoitumisen näkökulmasta katsottuna tapaaminen etänä etäkokousohjelmiston välityksellä asetti uusia haasteita ja huomioon otettavia asioita, kuin etäkokous ja etätapaaminen verkossa tuttujen verkoston toimijoiden kanssa. Ensivaikutelman luomisessa ensimmäiset sekunnit tuli käytettyä jo puhelimen välityksellä myymällä oma agenda ja ostamalla vastapuolelta tapaamisaika etäkokoukseen. Seuraavaksi tarjoutuikin mahdollisuus tavata vastapuoli videoyhteyden kautta, mutta ennen sitä oli paljon valmisteltavaa ja varmistettavaa.

Puhelimessa on hyvä jo sopia käytettävä etäyhteysalusta ja tarjota ohjeistusta kokoukseen liittymisen onnistumiseksi. On ihan hyvä tapa tarjota vastapuolelle pieni infopaketti diginä jo ennen tapaamista sähköpostin tai kokouskutsun liitteenä, jos toiselle osapuolelle etäkokousiin liittyminen on uutta tai haastavaa. Myös se klassinen ”plan b” on hyvä suunnitella ja vaikka sopia etukäteen, jos etäkokoukseen liittyminen ei jostakin syystä tahdo onnistua. Ennen sovittuun etäkokoukseen liittymistä on hyvä kääntyä omalla työpisteellä ympäri ja katsoa mitä takaa näkyy. Kulissit on syytä laittaa kuntoon, johon yhtenä ratkaisuna sopii asiaan kuuluvat markkinointi materiaalit, kuten roll-up, julisteet tai jopa itse tuotteet. Moni etäyhteysohjelmisto tarjoaa myös taustan sumennusta tai kuvan asettamista taustalle, joka on hyvä tarkistaa ennen kokouksen alkua. Myös tilan valaistus on erittäin tärkeässä roolissa. Huolehdi, että kasvosi näkyvät selvästi videokuvaa käytettäessä. Taustan ja kasvojen lisäksi on hyvä huomioida myös käytettävä vaatetus. Web-kamerat vääristävät hyvin usein värejä ympäröivän valaistuksen ja laitteen teknologian vuoksi. Räikeät värit ja kuviot eivät sovellus etäkokoukseen. Yrityksen brändin tai imagon kannalta on luontevaa käyttää organisaation vaatetusta.

Myös kaikki tarvittavat sähköiset esitteet, esitykset, verkkosivut ja lomakkeet on hyvä avata ennen kokoukseen liittymistä valmiiksi. Tällöin ei tarvitse käyttää kallista kokousaikaa tiedostojen etsimiseen pilvestä tai verkkolevyltä, vaan esitystilanteessa ne voi valita vaivattomasta jaettavien dokumenttien listasta. PowerPointin esitykset aiheuttavat eniten haasteita ohjelman kaksiosaisen toiminnan vuoksi itse esitystilanteessa. Sovellus tarjoaa esityksen lisäksi esittäjän näkymän, joka sisältää muistiinpanot ja pienoiskuvan seuraavasta diasta. Sovellusta jaettaessa saattaa vastapuolelle näkyäkin tämä esittäjänäkymä. Ongelman korjaamiseksi on tarjolla useita vaihtoehtoja, joista yhtenä suosittelen esittäjänäkymän piilottamista, jolloin on helpompi valita jakoluettelosta oikea sovellus tai esitys muille näytettäväksi.

Ehkä kaikkein suurin huomioon otettavista seikoista on käytössä oleva tietoliikenneyhteys ja verkon muu samanaikainen käyttö. Mikään ei ole sen kurjempaa kuin pätkivä ja katkeileva etäkokous tai tapaaminen. Käytettäessä videokuvaa äänen ja näytön jakamisen lisäksi langattoman tukiaseman kaistanleveys saattaa loppua hyvinkin nopeasti, joka näkyy videokuvassa kuvan rakeisuutena tai kuvan nykimisenä. Pahimmissa tilanteissa esittäjän ääneen tulee metallinen sointu hidastusefektillä varustettuna. Tällöin on syytä rajoittaa tulevaa videokuvaa tai luopua videokuvan käytöstä kokonaan. Ongelmien välttämiseksi on suositeltavaa käyttää langattoman yhteyden sijaan langallisia yhteyksiä telakan kautta tai varmistaa, että tukiasema ja etäyhteyslaite käyttävät nopeimpia tietoliikennestandardeja, kuten n-standardi.

Muutama asia ennen kuin liityt kokoukseen

Hyvä tapa on myös ennen etäkokousta testata ja varmistaa laitteet. Varsinkin sellaisessa tilanteessa, jolloin kannettavaa tietokonetta käytetään telakan kautta ja se tuo kytkettäessä mukanaan muita vaihtoehtoisia etäyhteyslaitteita kuten web-kamera, ulkoinen mikrofoni, kaiutinpari ja headset-kuulokkeet. Käytettävät laitteet voi vaihtaa onneksi helposti jopa kokouksen aikana, mutta pahimmillaan ongelman sattuessa voi joutua käynnistämään laitteiston uudelleen. Joissakin tilanteissa on myös suositeltavaa liittyä kokoustilaan ennen varsinaista etäkokousta. Tällöin on helppo varmistaa laitteiston toimivuus ja rajata pois tekniset ongelmat sekä tutustua yllätykseltä tapahtuneeseen ohjelmistopäivitykseen.

Etäkokousta avattaessa on hyvä muistaa, että toinen osapuoli voi olla jo odottamassa sinua. Eli ennen liittymistä kokoukseen on hyvä eliminoida kaikki ylimääräiset äänilähteet ja tarvittaessa viestiä ympärille, että olet kokouksessa. Myös jupinat ja sopimattomat kommentit on hyvä tässä vaiheessa jättää pois. Vastapuolen kasvojen ensinäkemistä voi kokeilla ratkoa yrityksen verkkosivujen tai sosiaalisen median avulla ennalta. Sovellukset eivät välttämättä aina ilmoita, kun etätapaamiseen liittyy uusia osallistujia, joten pidä kokousikkuna aina päällimmäisenä. Ja jos liityt itse myöhässä kokoukseen, niin rohkeasti mikrofoni auki ja tervehdys ilmoille sopivassa hetkessä.

Joissakin tilanteissa on hyvä sopia etätapaamisen pelisäännöt ja antaa vielä tarvittava opastus osallistuville kokouksen onnistumisen varmistamiseksi. Kun puhut, puhu rauhallisesti ja selkeästi, koska äänen laatu on aina huonompi kuin kasvotusten tapahtuvassa kommunikoinnissa. Lisäksi kehon elekieli voi jäädä suppeaksi tai pois kokonaan puuttuvan videoyhteyden takia, joten tätä on hyvä paikata muilla kanavilla kuten puheella. Oli kyseessä kahden henkilön välinen etätapaaminen tai sitten isomman ryhmän webinaari, muista mikrofonin vaimennusnappi. Yllättävien tilanteiden sattuessa on hyvä osata vaimentaa mikrofoni hyvinkin nopeasti. Pienissä etäkokouksissa ja ensikertaa tapahtuvissa etätapaamisissa videokuvan käyttö on melkein ehdotonta. On parempi, että äänellä on myös kasvot. Kun vastapuoli on tullut tutuksi ja kanssakäyminen on enemmänkin arkipäivää, voi siirtyä käyttämään pelkkää audiota. Videokuvaa käytettäessä muista oma esiintyminen. Myös vastapuolen puuttuminen tilasta voi etäkokoukseen osallistuvaa johtaa harhaan ja riski sopimattomille äänille, kommenteille tai jopa liikkeille kasvaa huomattavasti.

Paljon etäkokouksia ja -tapaamisia järjestettäessä on suositeltavaa hankkia kaksi näyttöä. Tällöin ensimmäisessä näytössä voi pitää etäkokousohjelmaa, josta näkee hyvin osallistujat, keskustelun ja vastapuolen jaot ja toisessa näytössä voi pitää vaikka esitysmateriaalin, kokouksessa tarvittavat aputiedostot tai muistiinpanot kätevästi näkyvillä. Lisäksi kahden näytön käyttö omaa näkymää jaettaessa mahdollistaa esitystilanteessa vastapuolen seuraamisen, joka parantaa etätapaamisen onnistumista huomattavasti. Näillä vinkeillä etätapaaminen onnistuu huomattavasti paremmin. Ja seuraavasta totuudesta ei tässäkään tapauksessa pääse eroon: ”Mitä enemmän järjestät etätapaamisia, sen antoisimmiksi ja tuloksellisimmiksi ne tulevat”.

Miten uusi normaali tulee näkymään arjessa

Etätapaamisissa oli ehdottoman hyvää se, että liikkuminen paikasta toiseen jäi kokonaan pois. Tästä oli se hyöty, että aikaa ei mennyt autossa istumiseen, vaan sen pystyi käyttämään järkevästi omien työtehtävien hoitamiseen. Ajan säästön lisäksi matkustuskustannukset sekä auton käytöstä koituneet huoltokustannukset jäivät myös pois, joka toi henkilökohtaisella tasolla pelkkää kustannussäästöä. Lisäksi koronapandemian aikanakin oli mahdollista jatkaa työtä etätapaamisten ja -kokousten avulla mikä olisi ollut ilman tietoteknisiä ratkaisuja lähes mahdotonta. Aineisto tuli täysin digitalisoitua, mikä mahdollisti sen jälleen jakamisen verkostolle. Nähtäväksi jää, että hukkuuko se etäkokoustaneiden ihmisten sähköisiin muistiinpanoihin tai pilvikansioihin iäksi. Ainakin järjestelmät mahdollistavat hyvät ja helpot hakutoiminnot tiedon löytämiseksi myöhemmin. Työpöydän ja dokumenttien jakaminen etäkokousohjelmien avulla oli erittäin tärkeässä roolissa oleva toiminto.

Etäkokousten ja -tapaamisten huonoina puolina näen sosiaalisten kontaktien muuttumisen näyttöruudun välityksellä tapahtuvaksi kanssakäymiseksi. Erityisesti ensimmäisellä kerralla on hyvä nähdä vastapuoli kasvotusten samassa tilassa. Lisäksi yritystapaamisissa etänä ei ollut mahdollisuutta tehdä vierailua yrityksen tuotantotiloihin. Myös kokouksiin osallistuvien henkilöiden osaamattomuus aiheutti turhia odotuksia ja osaksi myös kiusallisiakin tilanteita, koska apua ei saanutkaan vieressä istuvalta. Pitkä kokoukset sekä useita tapaamisia sisältävät työpäivät olivat raskaita henkisesti, mutta myös fyysisesti, koska työpisteen ergonomia ei ollut kaikkein paras mahdollinen ja taukojumppaan ei tullut kiinnitettyä tarpeeksi paljon huomiota. Myös keskeneräinen ohjelma aiheutti silloin tällöin harmitusta. Esimerkiksi opetuskäytössä ja kokouksissa hyvänä toimintana oleva viittaaminen puuttui kokonaan osasta ohjelmia. Osaa sovelluksia ominaisuus tuli ohjelmistokehityksen myötä. Lisäksi eri tyyppisiin verkossa järjestettäviin tilaisuuksiin ei tuntunut olevat selkeitä ohjelmistokokonaisuuksia sovellusten tuottajilta, kuten etätapaaminen, -kokous, webinaari ja live -sovellukset.

Koronapandemia ja koko maata koskevat tapaamismääräykset asettivat meidät hetkeksi digitalisaation digiloikkaan. Pandemian jälkeinen uusi normaali tulee koostumaan vahvasti etätapaamisista ja -kokouksista. Esimerkiksi yritysyhteistyö oppilaitoksen ja yrityksen välillä onnistuu pitkienkin välimatkojen päähän. Kokousten ja webinaarien tallennusmahdollisuus tarjoaa myös mahdollisuuden tehdä tallenteita etukäteen myöhempää katselua silmällä pitäen. Kun on tarve haistaa, tuntea ja päästä näkemään web-kameran kuvaa laajemmalle, on hyvä ottaa auto tai joku muu menopeli alle ja mennä paikan päälle kokoustamaan. Jatkossa, kun verkosto on tullut tutuksi, niin tapaamiset ja kokoukset hoidetaan sovellusten välityksellä. Antoisia kokouksia ja tapaamisia etänä!